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[ CIO時(shí)代]OA系統(tǒng)全解30：系統(tǒng)管理定乾坤
[ CIO時(shí)代]OA系統(tǒng)全解30：系統(tǒng)管理定乾坤
OA系統(tǒng)在使用前，必須由系統(tǒng)管理員做好各項(xiàng)設(shè)置，包括賬號(hào)、權(quán)限、流程、表單等。
有的企業(yè)為了省事，或者沒(méi)有專(zhuān)職的管理員，便讓廠商的實(shí)施人員來(lái)做這些工作，但卻也必須有一個(gè)人全程參與，以熟悉全部過(guò)程，否則日后的維護(hù)就會(huì)非常不便。
OA系統(tǒng)的設(shè)置與維護(hù)是管理員的工作，和其他使用人員無(wú)關(guān)，因此絕大部分人并不關(guān)心這部分功能。但對(duì)系統(tǒng)管理員來(lái)說(shuō)，卻不但需要會(huì)用，而且要非常會(huì)用。既要懂產(chǎn)品，又要懂業(yè)務(wù)，還要會(huì)溝通，這不是誰(shuí)都做得了的。
如果OA系統(tǒng)的后臺(tái)設(shè)置非常復(fù)雜，不夠易用，那么對(duì)系統(tǒng)管理員來(lái)說(shuō)就非常頭疼了，即使耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，系統(tǒng)也可能使用得不順暢，領(lǐng)導(dǎo)和員工就會(huì)不滿意。
在系統(tǒng)的后臺(tái)設(shè)置方面，華天動(dòng)力OA系統(tǒng)做得非常不錯(cuò)，視覺(jué)直觀，操作便捷，不需要專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員就可以很輕松的設(shè)置，這要得益于其一直提倡的“易用性”設(shè)計(jì)理念。以它為例，我們看看OA系統(tǒng)的后臺(tái)設(shè)置都有哪些內(nèi)容。
在小編看來(lái)，華天動(dòng)力OA系統(tǒng)的后臺(tái)設(shè)置包括三大部分：1、人員設(shè)置；2、權(quán)限設(shè)置；3、功能設(shè)置。
1、 人員設(shè)置
人員設(shè)置包括部門(mén)設(shè)置、賬號(hào)設(shè)置、崗位設(shè)置、級(jí)別設(shè)置等，這既是使用OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)，也是為后面的權(quán)限設(shè)置、流程設(shè)置做好準(zhǔn)備。
一般來(lái)說(shuō)，除了一線工人外，企業(yè)中的每個(gè)人都對(duì)應(yīng)OA系統(tǒng)的一個(gè)賬號(hào)。也有特殊情況，那就是幾個(gè)人共同使用一個(gè)賬號(hào)，這樣的賬號(hào)就叫“公共賬號(hào)”。
目前，華天動(dòng)力等主流的OA系統(tǒng)都是按照注冊(cè)賬號(hào)數(shù)來(lái)銷(xiāo)售的（因?yàn)椴缓每刂?，不建議使用并發(fā)賬號(hào)數(shù)），如果賬號(hào)數(shù)量差別很大，價(jià)格也會(huì)差好幾個(gè)數(shù)量級(jí)。
企業(yè)要想確定自己的賬號(hào)數(shù)，有兩個(gè)相對(duì)簡(jiǎn)便的辦法：一是看自己有多少管理人員；二是看自己有多少臺(tái)電腦。
2、 權(quán)限設(shè)置
權(quán)限設(shè)置是OA系統(tǒng)安全使用的根本保障，在OA系統(tǒng)中，每個(gè)人具有哪些權(quán)限都是可以設(shè)置的，包括允許他使用哪些功能，進(jìn)行哪些操作，查看哪些文檔等。在華天動(dòng)力OA系統(tǒng)中，這些權(quán)限既可以批量設(shè)置，也可以單獨(dú)設(shè)置，可以控制到每一項(xiàng)功能、每一個(gè)菜單。
比如辦公室人員有發(fā)送通知的權(quán)限，普通用戶則只有查看通知的權(quán)限；管理層人員有審批流程的權(quán)限，普通用戶則只有發(fā)起流程的權(quán)限；財(cái)務(wù)人員有管理固定資產(chǎn)的權(quán)限，普通用戶則只有申請(qǐng)資產(chǎn)的權(quán)限……
在OA系統(tǒng)中，因?yàn)楣ぷ餍枰?，通常?huì)有多個(gè)管理員，包括擁有最高權(quán)限的“超級(jí)管理員”，以及管理具體功能和特定人群的“二級(jí)管理員”、“三級(jí)管理員”。比如超級(jí)管理員可以為文件管理、人事管理、考勤管理、檔案管理、工作論壇等功能指定專(zhuān)門(mén)的管理員，由他們進(jìn)行各項(xiàng)設(shè)置和日常維護(hù)，這樣就將工作分解給對(duì)應(yīng)的人。
3、 功能設(shè)置
功能設(shè)置就是對(duì)OA系統(tǒng)的功能菜單和操作進(jìn)行設(shè)置，包括工作流設(shè)置、工作中心設(shè)置、任務(wù)管理設(shè)置、信息發(fā)布設(shè)置、文檔中心設(shè)置、報(bào)表設(shè)置等等。
這里面最重要的工作可能就是工作流設(shè)置了，包括流程設(shè)置、表單設(shè)置、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)設(shè)置等。由于這部分工作比較難一點(diǎn)，所以很多企業(yè)都是請(qǐng)廠商的實(shí)施人員協(xié)助設(shè)置。但對(duì)于一些管理體制上的問(wèn)題，還是需要企業(yè)自己拿主意，流程是先優(yōu)化再固化，還是先固化再優(yōu)化，需要結(jié)合自己的實(shí)際情況定奪。
其他功能設(shè)置的主要內(nèi)容是根據(jù)自己企業(yè)的管理需求，設(shè)置好功能的操作細(xì)節(jié)，比如發(fā)送通知是否允許評(píng)論，任務(wù)完成是否需要審批、文檔中心的目錄分類(lèi)等。這時(shí)候管理員不必著急，因?yàn)槠髽I(yè)不能一下子用起來(lái)全部功能，所以可以根據(jù)輕重緩急，逐一設(shè)置、開(kāi)通。
可以看出，OA系統(tǒng)的設(shè)置過(guò)程，就是對(duì)企業(yè)管理體系和管理方法的一次全面梳理、優(yōu)化的過(guò)程。OA系統(tǒng)讓辦公、管理變得有形化和透明化，能夠幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、規(guī)范管理、落實(shí)制度、持續(xù)改進(jìn)，這正是OA系統(tǒng)的核心價(jià)值。
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華天
OA系統(tǒng)
OA系統(tǒng)全解
