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OA辦公系統_OA系統_會(huì )議管理_華天動(dòng)力專(zhuān)注OA20年
當今社會(huì )競爭日益激烈,企事業(yè)單位的內外部會(huì )議也不斷增多,會(huì )議信息量也逐漸增大。為了有效的管理企業(yè)繁雜的會(huì )議以及落實(shí)會(huì )議內容,合理的安排會(huì )議室并查看與會(huì )人員回執等工作,華天OA研發(fā)了會(huì )議管理模塊,為企業(yè)能順利開(kāi)展會(huì )議,并在開(kāi)會(huì )后做好會(huì )議決議的執行工作,為企業(yè)決策提供保障。

常見(jiàn)問(wèn)題

在過(guò)去的會(huì )議管理中主要存在的現象和問(wèn)題是:
1、 會(huì )議的基本設置不全面,比如無(wú)法針對會(huì )議進(jìn)行分類(lèi),無(wú)法添加與會(huì )資源,會(huì )議室使用和管理不明確等。
2、會(huì )議只能發(fā)起普通的會(huì )議申請,對于周期性的會(huì )議只能每次開(kāi)會(huì )前發(fā)起,無(wú)法直接按照一定的規則自動(dòng)生成周期會(huì )議。
3、沒(méi)有會(huì )議日歷的展現,無(wú)法一目了然的知曉自己有哪些會(huì )議需要參加,無(wú)法按照月、周、列表的多種視圖進(jìn)行查看。
4、對于已經(jīng)被占用的會(huì )議室,無(wú)法提前預定會(huì )議,給會(huì )議發(fā)起人帶來(lái)不便。
5、發(fā)起會(huì )議通知后會(huì )議的與會(huì )人員無(wú)法回復是否參加會(huì )議,會(huì )議發(fā)起人也無(wú)法知曉哪些人員參與會(huì )議,無(wú)法提前為會(huì )議做準備。
6、會(huì )議結束后沒(méi)有形成會(huì )議紀要的建立和反饋,對于會(huì )議上安排的工作無(wú)法直接轉成任務(wù)下達。
¤ 如遇突發(fā)情況,無(wú)法對現有會(huì )議進(jìn)行更改、結束或取消,導致會(huì )議的管理死板,不靈活。
 

使用場(chǎng)景

會(huì )議的基本維護
企業(yè)在正式使用會(huì )議管理之前需要先明確會(huì )議的相關(guān)信息,如需要有哪些類(lèi)型的會(huì )議;需要用到哪些與會(huì )資源;企業(yè)有哪些會(huì )議室可供開(kāi)會(huì );如周期性會(huì )議需提前幾天發(fā)布會(huì )議并以何種方式通知給與會(huì )人員知曉;會(huì )議申請是否要設定流程,如何設置流程等等問(wèn)題。會(huì )議管理員將以上的問(wèn)題明確后方可在會(huì )議設置中對會(huì )議的基本信息進(jìn)行維護,此處是使用會(huì )議管理的基礎。

會(huì )議的發(fā)起
一般情況下,企業(yè)會(huì )議分普通會(huì )議和周期性會(huì )議兩種,華天的會(huì )議管理模塊分別為這兩種會(huì )議提供了解決方案。用戶(hù)需要發(fā)起普通會(huì )議時(shí),則可通過(guò)會(huì )議發(fā)起功能填寫(xiě)會(huì )議的主題、內容、類(lèi)型、主持人、主辦部門(mén)、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、開(kāi)始時(shí)間與結束時(shí)間,選擇會(huì )議室、與會(huì )人員、會(huì )議紀要員、與會(huì )資源等內容,完成會(huì )議的發(fā)送;如需要發(fā)起周期性會(huì )議時(shí),除上述的基本信息需要填寫(xiě)以外,還需要明確周期性會(huì )議的重復模式、重復間隔、重復策略、重復日期、會(huì )議時(shí)間等內容。

會(huì )議日歷的查看
為了能讓每位用戶(hù)清楚了解自己有哪些會(huì )議需要參加,華天OA的會(huì )議管理模塊中為用戶(hù)提供了會(huì )議日歷查看的功能。此日歷可以按照日、周、列表的形式為用戶(hù)展現會(huì )議的安排,同時(shí)也能從此日歷中查看某時(shí)間段內會(huì )議室的占用情況。

會(huì )議的預定
員工在發(fā)起會(huì )議時(shí)經(jīng)常會(huì )遇到會(huì )議室被占用的情況,如必須使用此會(huì )議室,可以提前預定會(huì )議,將會(huì )議室預定,待會(huì )議室空出之后,則可從預定中選擇來(lái)發(fā)起會(huì )議。

會(huì )議的回執與查看
會(huì )議發(fā)起人發(fā)起會(huì )議通知給各與會(huì )人員,與會(huì )人員可以對此會(huì )議進(jìn)行回執操作,可說(shuō)明自己是否要參與會(huì )議,并寫(xiě)明原因;會(huì )議發(fā)起人可以通過(guò)查看回執功能看到每位與會(huì )人員是否參會(huì )的回執情況,并能清楚知曉其回執的時(shí)間和原因。

會(huì )議紀要的建立
會(huì )議結束后可由會(huì )議紀要員建立會(huì )議紀要并將紀要內容發(fā)送給與會(huì )人員知曉,對于需要落實(shí)工作的會(huì )議內容,在創(chuàng )建會(huì )議紀要發(fā)送的同時(shí)還可轉成任務(wù)給相關(guān)人員辦理。

會(huì )議的管理
用戶(hù)在實(shí)際使用中可能遇到會(huì )議需要變更與會(huì )人員、會(huì )議時(shí)間,會(huì )議提前結束或是取消等情況,都可以由會(huì )議管理員在會(huì )議管理中進(jìn)行修改和維護。
 
 
 

功能描述
會(huì )議管理即對企業(yè)的會(huì )議進(jìn)行管理,讓會(huì )議可以順利召開(kāi)、會(huì )議內容得以保存,會(huì )議工作得以落實(shí)。華天OA的會(huì )議管理系統主要包括會(huì )議日歷、會(huì )議發(fā)起、會(huì )議室占用、會(huì )議管理、周期會(huì )議、會(huì )議紀要、會(huì )議設置等功能,可使會(huì )議管理更加有序、有效。

功能組件概覽

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常用功能介紹

會(huì )議日歷

會(huì )議日歷可為用戶(hù)提供日、周、列表三種形式的查看視圖,讓會(huì )議展現清晰,需要參加的會(huì )議一目了然。
 
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會(huì )議發(fā)起

普通用戶(hù)可以在個(gè)人辦公—我的行政—會(huì )議發(fā)起菜單中發(fā)起普通會(huì )議或周期會(huì )議,通過(guò)線(xiàn)上會(huì )議發(fā)起,可快速下發(fā)會(huì )議通知,在會(huì )議發(fā)起時(shí),快捷選擇本單位會(huì )議室,可查看會(huì )議室占用情況,防止會(huì )議沖突,選擇人員時(shí)不僅可從系統中選擇本單位內部人員,如有外部參會(huì )人員,可導入外部人員,或從通訊錄中選擇需要參會(huì )的外部人員。
 
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會(huì )議預定

如所需會(huì )議室已被占用,可以提前將此會(huì )議室預定,待會(huì )議室空出后,方可召開(kāi)會(huì )議。
 
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會(huì )議回執

會(huì )議的與會(huì )人員對需要參加的會(huì )議可以進(jìn)行回執操作,回執后會(huì )議的發(fā)起人可以在查看回執中查看回執的信息,方便了解與會(huì )人員是否參會(huì ),及時(shí)做出調整。
 
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會(huì )議紀要

會(huì )議結束后需要由會(huì )議紀要員對會(huì )議內容做出記錄,同時(shí)將會(huì )議紀要發(fā)送給指定的人員知曉。如果會(huì )議中有工作需要落實(shí)的,則可以直接點(diǎn)擊“發(fā)送會(huì )議紀要并轉任務(wù)”按鈕,將會(huì )議工作進(jìn)行分配,任務(wù)相關(guān)人員可在自己的工作任務(wù)模塊接收任務(wù),并進(jìn)行定期任務(wù)反饋。
 
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會(huì )議室報表

會(huì )議室報表可以統計單位會(huì )議室使用次數占比情況,通過(guò)圖形分析各個(gè)會(huì )議室的使用情況。
 
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特點(diǎn)與優(yōu)勢

1. 全面的會(huì )議維護
華天OA的會(huì )議設置功能為用戶(hù)提供了會(huì )議類(lèi)型、資源、會(huì )議室、周期會(huì )議設置、會(huì )議申請方式、會(huì )議申請流程等全面的會(huì )議維護,為會(huì )議模塊的順利使用提供了保障與支持。

2. 多種的會(huì )議發(fā)起
華天OA 的會(huì )議功能不僅支持普通會(huì )議的發(fā)起,還支持周期性會(huì )議的創(chuàng )建,讓系統根據周期規則的設置自動(dòng)發(fā)起周期性會(huì )議,不必人工重復發(fā)起,省時(shí)省力、提高效率。

3. 清晰的會(huì )議日歷
用戶(hù)通過(guò)對會(huì )議日歷的查看,可以一目了然的知曉在哪個(gè)時(shí)間段、哪個(gè)會(huì )議室有什么會(huì )議,并且提供了日、周、列表的查看方式,使查看畫(huà)面更友好,更直觀(guān),更清晰。

4. 提前的會(huì )議預定
華天OA的會(huì )議管理提供會(huì )議預定的功能,用戶(hù)可以提前將被占用的會(huì )議室預定出來(lái),待會(huì )議室空出后方可直接用此會(huì )議室發(fā)布會(huì )議,可實(shí)現有效的、合理的分配會(huì )議室資源。

5. 實(shí)時(shí)的回執查看
每項會(huì )議的發(fā)布都可由與會(huì )人員做出是否參會(huì )的回執,會(huì )議發(fā)起人可以根據回執情況做出相應的會(huì )議準備和調整,會(huì )議的回執信息實(shí)時(shí)、準確,為會(huì )議管理者提供了便利。

6. 落實(shí)的紀要任務(wù)
會(huì )議結束后需要由會(huì )議的紀要員填寫(xiě)會(huì )議紀要并發(fā)布給相應人員傳閱學(xué)習,對于需要辦理的工作內容,可以直接轉為任務(wù),分配人員和工作內容,讓會(huì )議要求和精神能有效執行,工作落實(shí)。

7. 靈活的會(huì )議管理
會(huì )議管理中不僅提供了正常會(huì )議工作流程的管理,而且還提供了針對各種臨時(shí)變化的應對策略,如會(huì )議的變更、結束、取消、刪除功能,讓會(huì )議管理模塊更加具體、規范、靈活、實(shí)用。

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