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[CIO時代] OA系統(tǒng)全解21：會議管理彈性大

      為什么說會議管理的彈性大呢？這是因為在一些單位中，根本就沒有規(guī)范和完善的會議管理制度，而另一些單位中，則對會議管理要求極為嚴格。

      面對這種情況，OA系統(tǒng)又如何設(shè)計這一功能呢？

      在國內(nèi)領(lǐng)先的OA系統(tǒng)華天動力的官方網(wǎng)站上，我們通過在線試用版看到了會議管理這個功能模塊，這是一個集發(fā)起會議、發(fā)送通知、接收通知、會議記錄、紀要歸檔于一體的會議查詢、管理系統(tǒng)。實現(xiàn)從查詢會議室、預(yù)定會議室、發(fā)布會議通知到撰寫會議紀要、傳閱紀要、紀要歸檔的全過程流程式管理。

     可見，OA系統(tǒng)中會議管理的功能還是比較簡單的，如下圖所示，能否幫助企事業(yè)單位解決“議而不決，決而不行，行而不果”這個老大難問題呢？

      我們先從簡單的說起，OA系統(tǒng)應(yīng)該首先幫助用戶把會議管理的基礎(chǔ)性工作做好。還是以華天動力OA系統(tǒng)為例，看看他是怎么做的。

      在華天動力OA系統(tǒng)中，有權(quán)限的用戶可以發(fā)起會議，在發(fā)起會議的時候，需要確定會議的主題和類型，以及會議的起始時間、主持人、主辦部門、與會人員、會議紀要員、會議室、所需資源、會議內(nèi)容，并可以上傳會議資料。當然，這些項目并非都是必填項，以滿足不同用戶的使用需要。

      寫好會議內(nèi)容后，就可以發(fā)送會議安排，剛才設(shè)置的相關(guān)人員都會收到會議提醒，以提前做好準備。提醒消息會發(fā)到他們的OA系統(tǒng)或手機上，這個也是根據(jù)不同用戶的要求來做的。

      接下來就是開會了，這時候，指定的會議紀要員可以在OA系統(tǒng)中打開當前的議題，直接記錄會議紀要。記錄完成后可以再進行編輯和整理，并在線發(fā)送給與會人員，也可以將紀要歸檔或?qū)С霰４妗?br />
      顯然，OA系統(tǒng)通過對會議全過程的記錄，不但提高了會議管理的便利性，更使得會議管理的全過程更加清晰、準確、完善，更容易對會議的內(nèi)容進行查詢，對會議的執(zhí)行結(jié)果進行跟蹤和監(jiān)督，使得會議的發(fā)起和落實都更加有效。

      華天動力OA系統(tǒng)還提供了一系列人性化的設(shè)計，以提升會議管理的便利性，如可以一目了然的查看會議室的占用情況，可以對會議室的資源進行維護，可以設(shè)置專人專用的會議室，可以在會議變更時自動通知所有的相關(guān)人員，可以將會議紀要歸檔或轉(zhuǎn)存到文檔中心等等。

      作為內(nèi)部溝通的重要方式，會議能否有效的利用，以及如何有效的利用，是每個單位都必須認真思考的問題。OA系統(tǒng)在這方面也進行了積極的探索，具有OA系統(tǒng)的單位，不妨也充分的應(yīng)用一下這個工具。

關(guān)鍵詞: 華天 OA系統(tǒng) OA系統(tǒng)全解

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