檔案是一種比較重要的信息資源，檔案管理也是一項(xiàng)作業(yè)量大、復(fù)雜繁瑣的工作，多數(shù)企事業(yè)單位均會(huì)有獨(dú)立的檔案室及專業(yè)的工作人員進(jìn)行檔案的管理工作。

因傳統(tǒng)的檔案管理無論是在檔案查找借閱還是建檔銷毀上，都需要耗費(fèi)大量的人力和物力資源?；谶@一現(xiàn)狀，華天OA的技術(shù)團(tuán)隊(duì)研發(fā)出了檔案管理系統(tǒng)，為企業(yè)的檔案管理提供建檔、維護(hù)、借閱、收回、銷毀、查詢等功能，為企業(yè)快速、方便、有序的管理檔案提供有力的保障。

檔案的類目、案卷管理

用戶在正式使用檔案管理之前，需要先創(chuàng)建檔案的基本信息，如檔案的密級(jí)、保存期限、檔案管理員、類目和案卷等，為之后的檔案創(chuàng)建做好準(zhǔn)備工作。類目創(chuàng)建時(shí)需要輸入類目名稱、選擇父類目和類目管理員；案卷創(chuàng)建時(shí)，需要是類目管理員才能在對(duì)應(yīng)的類目下建立案卷，同時(shí)也需建立案卷的編號(hào)、名稱、所屬類目、案卷年月、存放位置、保存期限、密級(jí)等信息。

檔案的創(chuàng)建維護(hù)

企業(yè)在日常工作中所產(chǎn)生的檔案信息，可由檔案管理員統(tǒng)一錄入到檔案中心模塊中。檔案管理員新建檔案時(shí)可以填寫檔案編號(hào)、名稱，其所屬案卷、保存期限、密級(jí)都會(huì)根據(jù)選擇的案卷自動(dòng)帶出，在檔案的存儲(chǔ)方式中可以選擇紙質(zhì)存儲(chǔ)或是電子存儲(chǔ)，如果是電子存儲(chǔ)則需要上傳電子版文件。

檔案的瀏覽查詢

檔案管理最重要的功能之一就是對(duì)已有檔案的瀏覽和查詢了，檔案管理員在創(chuàng)建檔案之后可以通過檔案瀏覽菜單對(duì)已有的檔案進(jìn)行查看操作，并且可以通過檔案名稱快速檢索出所需要檔案。

檔案的借閱審核

在日常工作中，當(dāng)普通員工因工作需要借閱檔案時(shí)，可在檔案借閱下發(fā)起申請(qǐng)，明確借閱的日期、預(yù)計(jì)歸還日期、借閱檔案、借閱事由，提交給檔案管理員或是類目管理員審核。當(dāng)檔案管理員或類目管理員同意普通員工的申請(qǐng)時(shí)，可將員工所需要的檔案選擇出來，形成所需檔案的明細(xì)列表，普通員工即可去檔案室借閱紙質(zhì)檔案或是在系統(tǒng)中直接查看電子檔案。

檔案的收回

對(duì)于已經(jīng)歸還給檔案管理員的檔案，檔案管理員可以在借閱歷史下將其借閱記錄標(biāo)記為收回，收回后此檔案的狀態(tài)由借出變?yōu)樵趲鞝顟B(tài)。

檔案的銷毀

對(duì)已失效的檔案，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可由檔案管理員進(jìn)行銷毀。檔案管理員可在檔案維護(hù)中選擇需要銷毀的檔案，進(jìn)行銷毀操作，被銷毀的檔案均會(huì)留存檔案銷毀記錄，明確銷毀人和銷毀日期，便于日后查找追蹤。

在過去的檔案管理中主要存在的現(xiàn)象和問題是：

檔案的基礎(chǔ)信息設(shè)置不全面，無法對(duì)檔案密級(jí)、保存期限靈活設(shè)置；無法設(shè)置檔案總管理員，管理檔案中的各項(xiàng)事宜；無法沿用傳統(tǒng)檔案管理術(shù)語，建立類目、案卷、檔案三個(gè)級(jí)別，使檔案整理不易上手。

原有的檔案建立只能是紙質(zhì)檔案，無法管理電子版檔案，管理模式陳舊。

現(xiàn)有檔案無法生成查看目錄，也無法快速查找所需檔案，使檔案查找速度慢，效率低。

原有檔案借閱是由員工自己瀏覽檔案目錄進(jìn)行借閱申請(qǐng)，無法由檔案管理員統(tǒng)一分配所需檔案，缺乏檔案管理保密性意識(shí)。

檔案無法針對(duì)借出情況記錄歸還信息，無法形成借出、歸還的閉環(huán)模式，導(dǎo)致檔案借出后丟失，給企業(yè)帶來損失。

對(duì)于已經(jīng)失效的檔案無法進(jìn)行銷毀，或已經(jīng)銷毀的檔案沒有形成銷毀記錄，記錄銷毀人和銷毀日期，導(dǎo)致無法追蹤查找當(dāng)時(shí)的信息。

對(duì)于單位內(nèi)部的系統(tǒng)，如：審批、公文等均需要?dú)w檔，但是目前采用的仍舊是打印歸檔，無法做到直接在系統(tǒng)內(nèi)直接歸檔。

華天OA辦公系統(tǒng)為了幫助企業(yè)建立健全的檔案目錄，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案的科學(xué)管理，有效地保護(hù)和利用檔案資料，并針對(duì)目前檔案管理中存在的問題，提出了一些管理建議。

1.如何進(jìn)行檔案的基礎(chǔ)設(shè)置？

檔案管理人員在獲取檔案中心的使用權(quán)限以后，可以到檔案設(shè)置中設(shè)置檔案的基本信息，如：檔案密級(jí)、保存期限、檔案管理員、類目維護(hù)、案卷維護(hù)等內(nèi)容。其中檔案的密級(jí)和保存期限用于建立案卷時(shí)進(jìn)行選擇；檔案管理員擁有檔案管理的最高權(quán)限；類目維護(hù)中可設(shè)置類目名稱、父類目、類目管理員信息，對(duì)應(yīng)的類目管理員可以在自己所管轄的類目下建立案卷，同時(shí)完善案卷的編號(hào)、名稱、所屬類目、案卷年月、存放位置、保存期限、密級(jí)等信息。

2.如何創(chuàng)建檔案目錄？

檔案管理員在檔案維護(hù)中可以將企業(yè)的檔案維護(hù)到檔案中心下。點(diǎn)擊新建檔案，將檔案的編號(hào)、名稱填寫；其所屬案卷、保存期限、密級(jí)均沿用案卷設(shè)置內(nèi)容，直接顯示出來；存儲(chǔ)方式可以選擇紙質(zhì)存儲(chǔ)和電子存儲(chǔ)，如電子存儲(chǔ)需要上傳電子版文件。同時(shí)在此處檔案管理員還可以對(duì)已有的檔案進(jìn)行修改操作。

3.如何查看檔案目錄并快速查找所需檔案？

檔案管理員在建立完善檔案之后，可以在檔案瀏覽中對(duì)已有的檔案信息進(jìn)行查看。系統(tǒng)可以按照檔案維護(hù)中的設(shè)置自動(dòng)生成檔案目錄，方便檔案管理員查看檔案信息；同時(shí)系統(tǒng)中提供了按照檔案名稱快速檢索到檔案的功能，實(shí)現(xiàn)高效率查找。

4.員工如何借閱檔案，如何進(jìn)行檔案審核？

普通員工如因工作需要需借閱企業(yè)檔案，則可以在檔案借閱中發(fā)起借閱申請(qǐng)，借閱申請(qǐng)中需要填寫借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期、借閱檔案、借閱事由等內(nèi)容，提交給檔案管理員，如不想借閱還可以對(duì)待審批的借閱申請(qǐng)進(jìn)行撤銷操作。檔案管理員可以在借閱審核中收到員工發(fā)來的借閱申請(qǐng)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，如借閱可以針對(duì)此申請(qǐng)點(diǎn)擊同意借閱，由檔案管理員將借閱所需的檔案資料選擇，形成檔案明細(xì)，確定后方可完成同意借閱的操作，此時(shí)員工就可以到檔案室借閱紙質(zhì)檔案或是在系統(tǒng)中直接查看電子檔案了；如領(lǐng)導(dǎo)不同意借閱則由檔案管理員直接針對(duì)此條借閱記錄點(diǎn)擊不同意借閱按鈕，駁回員工的借閱申請(qǐng)。

5.借閱檔案如何回收？

檔案管理員可以在借閱歷史中查看所有的借閱記錄信息，對(duì)于已經(jīng)歸還的檔案，檔案管理員可以針對(duì)此條借閱記錄設(shè)置檔案收回操作，收回后其借閱歷史上會(huì)顯示實(shí)際歸還日期，并且檔案狀態(tài)會(huì)改變?yōu)橐褮w還，此時(shí)的檔案可以再次借閱。

6.OA系統(tǒng)中其他模塊的數(shù)據(jù)能夠直接歸檔嗎？

對(duì)于OA系統(tǒng)內(nèi)部的，如審批、公文、會(huì)議紀(jì)要、通知公告等，可以直接歸入檔案中心。

7.第三方系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)能夠歸檔嗎？

對(duì)于第三方系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，可以通過檔案中心提供的對(duì)外接口歸入檔案中心。

8.失效檔案如何銷毀？

對(duì)于已經(jīng)失效的檔案，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)許可后，檔案管理員可以在檔案維護(hù)中找到此條檔案信息，點(diǎn)擊檔案銷毀按鈕，進(jìn)行銷毀操作。被銷毀的檔案會(huì)留存記錄在檔案銷毀記錄菜單下統(tǒng)一查看，此記錄中保留銷毀人和銷毀日期等信息。

1.全面的基礎(chǔ)設(shè)置

檔案設(shè)置中不僅可以設(shè)置檔案的密級(jí)、保存期限、檔案管理員等信息，還能設(shè)置檔案存儲(chǔ)的類目和案卷，此處將傳統(tǒng)檔案管理中的術(shù)語沿用下來，幫助檔案管理員能快速了解檔案的基本設(shè)置，操作簡(jiǎn)單易懂。

2.多種的檔案維護(hù)

企業(yè)內(nèi)檔案資料不僅有紙質(zhì)檔案，也有電子類的檔案信息。在華天OA的檔案維護(hù)下，檔案管理員可以將這兩種形式的檔案維護(hù)到OA系統(tǒng)中，打破傳統(tǒng)檔案單一的管理形式，符合現(xiàn)代化管理，加快信息化進(jìn)程。

3.便捷的瀏覽查詢

通過對(duì)企業(yè)檔案的錄入，OA系統(tǒng)可以自動(dòng)生成檔案瀏覽目錄，方便檔案管理員查看和整理相關(guān)檔案信息，并且通過檔案名稱的檢索，可將檔案快速定位，減少人為查找所消耗的時(shí)間，提高工作效率。

4.規(guī)范的借閱審核

申請(qǐng)人借閱檔案資料，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后，由檔案管理員統(tǒng)一分配，形成檔案資料明細(xì)，供借閱人查看，整個(gè)工作過程流程化，管理規(guī)范化，同時(shí)還可以加強(qiáng)檔案管理的保密性、提升管理安全。

5.強(qiáng)制的收回功能

對(duì)于已到歸還日期的檔案資料，檔案管理員在收回紙質(zhì)文件后可以將其標(biāo)記為收回，對(duì)于逾期還未歸還的電子資料，檔案管理員可強(qiáng)制收回，同時(shí)記錄歸還日期，變更借閱狀態(tài)。收回功能操作簡(jiǎn)單，使用方便，有效的避免了因無歸還造成企業(yè)檔案資料丟失，加強(qiáng)了檔案的管理。

6.明確的銷毀記錄

所有被銷毀的檔案信息均會(huì)保留銷毀人和銷毀日期等信息，形成銷毀記錄，便于日后企業(yè)的對(duì)此檔案的查找、追蹤，也能為日后的糾紛明確責(zé)任。

1.與審批流程的聯(lián)動(dòng)

對(duì)于需要進(jìn)行審批的檔案借閱申請(qǐng)或是檔案銷毀申請(qǐng)，可以在審批流轉(zhuǎn)中增加相應(yīng)的審批單，待審批通過后由檔案管理員將相應(yīng)檔案借出或銷毀。

2.與會(huì)議的聯(lián)動(dòng)

會(huì)議產(chǎn)生的會(huì)議紀(jì)要可以直接歸入檔案中心，歸檔后紀(jì)要在會(huì)議中不能直接查看。

3.與信息發(fā)布的聯(lián)動(dòng)

信息發(fā)布的模塊，如通知、公告等可以直接歸入檔案中心，歸檔后，原模塊的任何人將無法再查看該記錄。

4.與審批的聯(lián)動(dòng)

已經(jīng)完結(jié)的審批記錄由模板監(jiān)控人員在審批監(jiān)控中可以直接歸檔，歸檔后申請(qǐng)人、審批人及所有相關(guān)人員無法再查看到該記錄。

5.與公文發(fā)文的聯(lián)動(dòng)

已經(jīng)完結(jié)的公文發(fā)文記錄由模板監(jiān)控人員在發(fā)文監(jiān)控中可以直接歸檔，歸檔后申請(qǐng)人、審批人、閱讀人及所有相關(guān)人員無法再查看到該記錄。

6.與公文收文的聯(lián)動(dòng)

已經(jīng)完結(jié)的公文收文記錄由模板監(jiān)控人員在收文監(jiān)控中可以直接歸檔，歸檔后申請(qǐng)人、審批人、閱讀人及所有相關(guān)人員無法再查看到該記錄。

7.與其它系統(tǒng)的聯(lián)動(dòng)

其它系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可以通過檔案接口歸入檔案中心，對(duì)于歸檔后原系統(tǒng)的數(shù)據(jù)要自行處理。

1.全面維護(hù)，操作簡(jiǎn)單

檔案管理沿用了紙質(zhì)檔案的專業(yè)術(shù)語，分為類目、案卷、檔案三個(gè)級(jí)別，讓檔案管理員看到后即可了解其中的含義，使其操作簡(jiǎn)單，功能易懂；而且檔案創(chuàng)建時(shí)不僅可以創(chuàng)建紙質(zhì)檔案還可創(chuàng)建電子檔案并上傳單子文件，使檔案形式多樣，維護(hù)全面。

2.快速查詢，提高效率

系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)檔案管理員維護(hù)的檔案信息生成檔案瀏覽目錄，方便檔案管理員快速查看檔案信息，并且通過檔案名稱快速檢索到所需檔案，改變了原有的人工查找模式，提高工作效率。

3.借閱回收，規(guī)范流程

通過對(duì)檔案借閱、審核、分配、回收等一體化的管理，不僅規(guī)范了檔案的借閱流程，形成檔案借還系統(tǒng)的閉環(huán)，而且將檔案的借還操作記錄下來，完善了檔案的記錄體系，使檔案使用管理規(guī)范、完整、科學(xué)。

4.銷毀記錄，責(zé)任明確

對(duì)于已經(jīng)失效的檔案資料，經(jīng)審核后由檔案管理員進(jìn)行銷毀工作，其銷毀人、銷毀時(shí)間等信息都會(huì)形成銷毀記錄，便于日后出現(xiàn)問題或是糾紛時(shí)明確責(zé)任，有效的規(guī)避了推諉的現(xiàn)象。

5.開放接口，容納更多歸檔數(shù)據(jù)

檔案中心對(duì)外提供歸檔接口，不僅能夠處理OA系統(tǒng)本身需要?dú)w檔的數(shù)據(jù)，還可以接受第三方系統(tǒng)的歸檔數(shù)據(jù) 。

檔案中心模塊是以相關(guān)的行政法規(guī)及實(shí)際業(yè)務(wù)需求為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了檔案的全面維護(hù)以及全程跟蹤的管理，其中包括檔案的新建、修改、查看、檢索、銷毀、借閱、收回等情況，使企業(yè)擺脫以往檔案管理復(fù)雜無序的狀態(tài)，輕松實(shí)現(xiàn)了檔案管理便捷規(guī)范的良好效果。

用戶可以發(fā)起借閱申請(qǐng)，也可以將未審批的借閱申請(qǐng)進(jìn)行撤銷。并且支持查看檔案借閱申請(qǐng)記錄和借閱歷史。

檔案在正式使用之前需要先進(jìn)行檔案的基本設(shè)置，包括建立檔案密級(jí)、保存期限、檔案管理員，并進(jìn)行類目維護(hù)、案卷維護(hù)和設(shè)置借閱方式等。

用于檔案管理員對(duì)系統(tǒng)內(nèi)檔案的維護(hù)和銷毀。

檔案管理員可以在檔案瀏覽模塊下查看企業(yè)的所有檔案和借出情況。

用于檔案管理員查看普通用戶發(fā)起的借閱申請(qǐng)，并進(jìn)行審核。

檔案管理員可以查看所有用戶的檔案借閱記錄和檔案的銷毀記錄，并可將借出的檔案收回。

1.檔案管理員的設(shè)置

檔案管理員作為檔案的管理者，他們的工作是將檔案信息維護(hù)到OA系統(tǒng)中，并能對(duì)檔案進(jìn)行瀏覽、查詢、借閱審核、回收、銷毀等工作，我們可以將實(shí)際的檔案管理者直接作為檔案管理員，到檔案中心—檔案設(shè)置—檔案管理員中設(shè)置即可，檔案管理員將擁有檔案中心的全部權(quán)利。

2.檔案的基本設(shè)置

用戶在使用檔案中心模塊之前需要由檔案管理員完善檔案的密級(jí)、保存期限，進(jìn)行檔案類目和案卷的相關(guān)維護(hù)，便于之后的檔案創(chuàng)建。

3.檔案的維護(hù)

檔案管理員在創(chuàng)建類目和案卷以后，便可以到檔案維護(hù)中將企業(yè)內(nèi)的檔案信息建立在OA系統(tǒng)中，其中會(huì)有紙質(zhì)檔案和電子檔案的設(shè)置，如果存儲(chǔ)方式選擇的是電子檔案則需要上傳電子文件。檔案維護(hù)完畢后，才能正常進(jìn)行檔案的瀏覽、借閱等操作。

4.使用權(quán)限的設(shè)置

綜合行政—檔案中心下的檔案瀏覽、借閱歷史、借閱審核、檔案銷毀記錄、檔案維護(hù)、檔案設(shè)置菜單一般給予檔案管理員用于檔案的維護(hù)和管理；檔案中心下的檔案借閱菜單可給予普通用戶，便于其申請(qǐng)借閱。

青島市高速公路管理處

青島市高速公路管理處成立于1995年，隸屬于青島市交通運(yùn)輸委員會(huì)，所轄青銀高速（青島段）、流亭機(jī)場(chǎng)高速、前灣港2號(hào)疏港高速、沈海高速、青新高速五條高速公路，共計(jì)334.998公里，主要承擔(dān)高速公路的收費(fèi)、養(yǎng)護(hù)、路政等管理工作。作為事業(yè)單位，青島市高速公路管理處尤其注重單位內(nèi)部檔案資料的保管與使用。檔案中心模塊的規(guī)范化、流程化、信息化符合客戶對(duì)檔案科學(xué)管理的需要，其實(shí)用性、易用性、便利性更是吸引著客戶的眼球，為客戶決定選擇使用華天動(dòng)力協(xié)同辦公系統(tǒng)起到了重要的作用。