在之前的文章《OA系統(tǒng)全解8：公文收文要獨立》中，我們介紹了公文收文在OA系統(tǒng)中的應用。有收文就有發(fā)文，今天我們介紹一下公文發(fā)文。
同樣，公文發(fā)文的功能在OA系統(tǒng)中也必須要獨立存在，不應該混在工作流功能中使用，這是很不專業(yè)的。而且對于要求嚴謹?shù)挠脩魜碚f，將公文收文混在工作流中，也無法全面滿足管理需求。
在國內領先的華天動力OA系統(tǒng)中，公文發(fā)文的功能模塊就是獨立存在的，從其功能結構圖中就能夠看出，這些功能必須獨立才完善。
OA系統(tǒng)中的公文發(fā)文功能結構
從上圖可以看出，在OA系統(tǒng)中進行發(fā)文管理，是一種實現(xiàn)辦公自動化（無紙化辦公）的完美體現(xiàn)。發(fā)文管理就是對單位內部發(fā)文過程的自動化管理，擬稿人依據發(fā)文類型選擇相應的發(fā)文模板和審批流程，發(fā)給相關領導進行審核、復核、會簽、簽發(fā)等工作。
接下來，辦公室對文件進行發(fā)文登記、編號、套頭、蓋章，并進行文件的發(fā)放（分發(fā)、下發(fā)、辦結）等工作，最后由公文管理員對辦結公文進行歸檔。當然，也可以由OA系統(tǒng)自動歸檔。在整個發(fā)文過程中，主管領導可以可實現(xiàn)對文件的督辦、催辦等管理。
公文發(fā)文是一項非常細致和規(guī)范的工作，因此OA系統(tǒng)的設計者不能有絲毫馬虎，需要考慮好每一個細節(jié)，以華天動力OA系統(tǒng)中的發(fā)文監(jiān)控和發(fā)文庫這兩個功能點為例，我們可以看到發(fā)文管理的豐富內涵。
在發(fā)文監(jiān)控功能中，領導可以查看所有正在審批和審批完畢的發(fā)文單，包括查看發(fā)文信息、當前狀態(tài)、當前流程、審批流轉記錄等，可以同時選擇多個文件分發(fā)或轉發(fā)給相關人員。對審批中的發(fā)文單可以進行更改當前審批人、結束審批、催辦等操作，對審批完畢的發(fā)文單可以歸檔，或轉存到文檔中心。另外，對錯誤的發(fā)文單可以刪除，刪除的發(fā)文單還可以在回收站中查看，并根據實際情況進行徹底刪除或者還原。
發(fā)文庫則是OA系統(tǒng)對已完成審批的文件自動做一個全面的備份。所有已完成的審批流轉記錄都會顯示在該模塊中，包括審批開始和結束時間、流水號等。還可以將選中的文件發(fā)布到OA系統(tǒng)桌面，供有權限的人員查看，對發(fā)布錯誤或者不再需要發(fā)布的文件則可以直接撤銷。
在其他方面，公文發(fā)文一些基本的要求，自然也都不能缺了。比如發(fā)文單必須同時支持WORD文檔和HTML表單；流程必須支持分支流程、并發(fā)流程、流程嵌套，以及各種協(xié)辦、聯(lián)辦等復雜流程；審批過程必須支持痕跡保留、電子印章、手寫簽名、全文批注；審批后必須支持掛網發(fā)布等。
由于公文收發(fā)文的功能建立在工作流功能的基礎上，因此，收發(fā)文管理功能的完善性，在很大程度上取決于工作流功能的成熟度和先進性。對有“工作流管理專家”之稱的華天動力OA系統(tǒng)來說，設計收發(fā)文管理功能也自然會駕輕就熟。
而對于那些工作流功能先天不足的OA系統(tǒng)來說，收發(fā)文管理的功能也必然隱藏著很多細節(jié)上的缺陷。
