OA系統(tǒng)在企業(yè)協(xié)作辦公方面的應用,很重要的一個功能就是任務管理。
當然,為了體現(xiàn)“高大上”的形象,也有的OA系統(tǒng)稱之為“項目管理”。但筆者認為這是一種嘩眾取寵的叫法,因為OA系統(tǒng)中的項目管理和獨立的項目管理軟件相差甚遠。而且獨立的項目管理軟件又具有很強的行業(yè)特色,而OA系統(tǒng)中的項目管理卻是通用的。
因此,筆者認為還不如叫任務管理更準確,這個功能設計的出發(fā)點就是以簡潔的應用,實現(xiàn)任務執(zhí)行過程中的進度管理、文檔共享和在線溝通。沒必要做得像項目管理軟件那么復雜和行業(yè)化,自然也沒有那么昂貴。
在國內(nèi)領先的華天動力OA系統(tǒng)提供的資料上,筆者看到其任務管理功能的設計理念非常具有代表性:任務管理的作用是實現(xiàn)團隊高效率協(xié)作辦公,它打破了行政部門和職位的壁壘,以任務組為單位,以目標為導向,注重任務的分解、協(xié)作、監(jiān)督、反饋,以及績效統(tǒng)計,大大提高任務執(zhí)行效率。
下圖為華天動力OA系統(tǒng)中任務管理模塊的具體功能,它的總體框架就是分配任務、接收任務、任務執(zhí)行、任務驗收、任務績效:

在這個功能模塊中,有一些關鍵點需要注意:
每個任務都可以分解成多個子任務,也可以分解為多級子任務。
任務的分配人、責任人、參閱人、監(jiān)控人可以查看任務及其子任務的所有信息,包括任務進度、任務反饋、任務訪問記錄等,并能夠實時在線溝通任務執(zhí)行過程中的各種問題。
能夠方便的實現(xiàn)任務責任人的變更。
任務完成時,責任人可以提交完成申請,由分配人進行最終的完成確認,也可以直接提交任務完成,無需任務分配人進行確認。具體方式由企業(yè)自主決定。
能夠生成詳細的任務績效統(tǒng)計報表,可以按人、部門、公司、下屬人員等方式,統(tǒng)計在一段時間內(nèi)的所有任務的完成情況。
通過華天動力OA系統(tǒng)中的任務管理功能,我們可以看到OA系統(tǒng)的主要作用,就是提供一個可視化的工具,實現(xiàn)各項任務的透明化管理。每個任務的所有信息,包括參與人員、溝通記錄、相關文檔、進度狀況、變更信息等都一目了然,有據(jù)可查。
有了這個工具,每個人都可以清晰的管理以“我”為中心的各類任務,包括個人負責的任務、分配的任務。而且全方位的任務提醒、分顏色標注的任務進度顯示、實時的任務績效報表,都能夠推動任務的有效執(zhí)行。
善用OA系統(tǒng)中的任務管理功能,能夠幫助企業(yè)打造高效的企業(yè)執(zhí)行文化,以任務管理為核心,推動企業(yè)管理上一個新臺階。