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[CIO時(shí)代]OA系統(tǒng)全解11：郵件的新用法
[CIO時(shí)代]OA系統(tǒng)全解11：郵件的新用法
電子郵件是OA系統(tǒng)最古老的功能之一，它也曾經(jīng)是網(wǎng)絡(luò)溝通的主要平臺(tái)，卻隨著各種新興通訊工具的出現(xiàn)而逐漸沒落。在中國，這種沒落顯得更加徹底，想一想，你有多久沒有收發(fā)電子郵件了？
那么，OA系統(tǒng)還有必要保留電子郵件這個(gè)功能么？
在華天動(dòng)力等國內(nèi)領(lǐng)先的OA系統(tǒng)中，電子郵件的功能仍然是標(biāo)配。我們調(diào)查后認(rèn)為：OA系統(tǒng)中的電子郵件功能的確不是很常用，即使目前對(duì)電子郵件使用較為頻繁的用戶，大多也沒有通過OA系統(tǒng)來收發(fā)，而是使用獨(dú)立的郵件平臺(tái)或工具。但因?yàn)檫€是有很多用戶使用OA系統(tǒng)來收發(fā)郵件，所以這個(gè)功能還必須保留。
用戶為什么要在OA系統(tǒng)中收發(fā)郵件呢？最重要的原因就是統(tǒng)一、方便、安全。我們知道，OA系統(tǒng)是企業(yè)內(nèi)部的溝通和通信平臺(tái)，OA系統(tǒng)的通知、短消息、文件傳遞等功能就相當(dāng)于企業(yè)的內(nèi)部郵件。而當(dāng)與企業(yè)外部人員聯(lián)系時(shí)，通常需要使用電子郵件，這時(shí)候，通過OA系統(tǒng)來收發(fā)，就非常直接和方便，因?yàn)椴恍枰袚Q平臺(tái)，同時(shí)也可以對(duì)電子郵件進(jìn)行統(tǒng)一的檢測和安全防護(hù)。
通過OA系統(tǒng)收發(fā)郵件還有另一個(gè)重要原因，那就是可以實(shí)現(xiàn)外部郵件和內(nèi)部郵件的整合。比如在華天動(dòng)力OA系統(tǒng)中，對(duì)于接收到的外部郵件，可以直接通過短消息的方式轉(zhuǎn)發(fā)給內(nèi)部員工，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)、外部信息的有機(jī)整合，在實(shí)際辦公中非常有用。
當(dāng)然，OA系統(tǒng)廠商為了提升郵件功能的適用性，還做了很多努力。如華天動(dòng)力OA系統(tǒng)還支持多郵箱賬號(hào)和部門郵箱，部門郵箱就是一個(gè)很有用的功能。舉個(gè)例子來說：OA系統(tǒng)管理員可以設(shè)置一個(gè)“應(yīng)聘郵箱”，賬號(hào)由人力資源部管理，部門內(nèi)的員工和主管領(lǐng)導(dǎo)都可以登陸這個(gè)郵箱查看應(yīng)聘信息。對(duì)于優(yōu)秀的應(yīng)聘信息，則可以直接通過短消息轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)部門。
另外，華天動(dòng)力OA系統(tǒng)還具有一個(gè)“分別發(fā)送”的功能，在向多個(gè)人群發(fā)郵件的時(shí)候，接收方的郵件卻是彼此獨(dú)立的，每個(gè)人看到的接收方只有自己，而看不到其他接受人員，這種設(shè)計(jì)對(duì)于發(fā)送郵件的私密性非常有幫助。
在OA系統(tǒng)中，電子郵件還有一個(gè)作用，那就是用于各種信息的提醒，比如待辦任務(wù)、待批文件、待閱通知等。華天動(dòng)力在OA系統(tǒng)中提供了郵件接口，實(shí)現(xiàn)了OA系統(tǒng)和其他功能模塊之間的整合，使OA系統(tǒng)能夠自動(dòng)發(fā)送郵件提醒。
顯然，電子郵件作為OA系統(tǒng)的一種輔助性應(yīng)用，還是有其存在的價(jià)值。至于這個(gè)價(jià)值有多大，關(guān)鍵還在于企業(yè)怎么用了。
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華天
OA系統(tǒng)
OA系統(tǒng)全解
