工作流管理是OA系統(tǒng)應(yīng)用的絕對(duì)核心，沒(méi)有之一。這是當(dāng)前OA系統(tǒng)行業(yè)普遍認(rèn)可的共識(shí)，無(wú)論是廠商，還是用戶，都將工作流管理作為重中之重來(lái)對(duì)待。
OA系統(tǒng)行業(yè)的快速發(fā)展，使得工作流技術(shù)也日新月異。領(lǐng)先的OA系統(tǒng)廠商，如以“工作流管理專家”著稱的華天動(dòng)力在市場(chǎng)的引導(dǎo)下，對(duì)工作流技術(shù)進(jìn)行了深入的挖掘和創(chuàng)新，在實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)整合上取得了巨大的進(jìn)步。
華天動(dòng)力將這種數(shù)據(jù)整合技術(shù)稱為“工作流2.0”。如果說(shuō)“工作流1.0”時(shí)代的主題是無(wú)紙化，主要特征是用計(jì)算機(jī)替代手工操作。那么“工作流2.0”時(shí)代的主題就是智能化，主要特征是靈便的實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部和外部的數(shù)據(jù)整合，消除信息孤島，減少重復(fù)工作。
工作流2.0技術(shù)解決了當(dāng)前企業(yè)普遍存在的數(shù)據(jù)整合問(wèn)題，在幫助企業(yè)提升效率、完善管理、改進(jìn)工作上成效極為顯著，成為新一代OA辦公系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)配置。
工作流2.0到底如何實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)整合呢？我們通過(guò)一個(gè)實(shí)例來(lái)了解一下。
這是一個(gè)從華天動(dòng)力OA系統(tǒng)中截圖的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單，看似普通的一個(gè)單據(jù)，卻能充分體現(xiàn)出工作流2.0的技術(shù)特點(diǎn)，可以實(shí)現(xiàn)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)整合功能。
首先，在紅色方框1的位置，我們能夠看到兩個(gè)選項(xiàng)：有預(yù)算、無(wú)預(yù)算，這個(gè)選項(xiàng)就使報(bào)銷(xiāo)單能夠整合預(yù)算單的數(shù)據(jù)。如果有預(yù)算，系統(tǒng)會(huì)將預(yù)算金額提取過(guò)來(lái)，并顯示結(jié)余的預(yù)算。當(dāng)這個(gè)報(bào)銷(xiāo)單審批完成后，結(jié)余預(yù)算還會(huì)自動(dòng)扣減本次報(bào)銷(xiāo)的金額。
其次，在紅色方框2的位置，我們也能夠看到兩個(gè)選項(xiàng)：有借支單、無(wú)借支單，這個(gè)選項(xiàng)使報(bào)銷(xiāo)單能夠整合借支單的數(shù)據(jù)。如果有借支單，系統(tǒng)會(huì)將借支金額提取過(guò)來(lái)，并自動(dòng)計(jì)算出本次報(bào)銷(xiāo)的退款金額。
很顯然，這兩種數(shù)據(jù)整合大大減少了財(cái)務(wù)人員的手工操作，她無(wú)需再手工查找相關(guān)單據(jù)，也無(wú)需再手工計(jì)算相關(guān)數(shù)據(jù)，所有工作都由系統(tǒng)自動(dòng)完成，快速、準(zhǔn)確。
除了從OA系統(tǒng)內(nèi)的其他工作流表單提取數(shù)據(jù)，一個(gè)表單也可能從第三方業(yè)務(wù)系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)，比如從HR系統(tǒng)中提取人員信息，從CRM系統(tǒng)中提取客戶信息，從ERP系統(tǒng)中提取部品信息等等。
另外，這個(gè)報(bào)銷(xiāo)單審批通過(guò)后，還會(huì)自動(dòng)將審批結(jié)果傳送到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，直接生成財(cái)務(wù)憑證，這就使得工作流的數(shù)據(jù)全面關(guān)聯(lián)，形成一個(gè)聯(lián)動(dòng)、閉環(huán)的系統(tǒng)。
我們知道，在工作流1.0時(shí)代，OA系統(tǒng)中的各個(gè)流程都是孤立存在、獨(dú)立運(yùn)行的，每個(gè)流程，以及流程中的數(shù)據(jù)并不和其他流程進(jìn)行交互和整合，更沒(méi)有和第三方業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行整合。
這就造成了大量的流程孤島、數(shù)據(jù)孤島、系統(tǒng)孤島，當(dāng)這些孤島越來(lái)越多的時(shí)候，企業(yè)通過(guò)信息化辦公的效率反而會(huì)下降。更嚴(yán)重的是，會(huì)導(dǎo)致信息系統(tǒng)的失控。
而工作流2.0時(shí)代則徹底解決了這些問(wèn)題，智能化才是真正的自動(dòng)化。擁抱工作流2.0，讓智能化讓我們的工作更美好。
