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[網(wǎng)界]淺談OA辦公系統(tǒng)的收發(fā)文管理應(yīng)用
[網(wǎng)界]淺談OA辦公系統(tǒng)的收發(fā)文管理應(yīng)用
對(duì)很多機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，公文是日常業(yè)務(wù)和管理中的必要性和經(jīng)常性工作。收發(fā)文管理作為傳遞信息、交流情況、商洽工作的重要途徑，是很多機(jī)構(gòu)日常辦公不可缺少的重要應(yīng)用。如今，越來(lái)越多的企事業(yè)單位開(kāi)始利用OA來(lái)進(jìn)行日常的收發(fā)文管理。
對(duì)此，華天動(dòng)力OA系統(tǒng)的市場(chǎng)總監(jiān)陳先生表示，OA辦公系統(tǒng)的重要功能之一就是收發(fā)文管理。事實(shí)上，公文是最 基本，也是最重要信息載體。離開(kāi)收發(fā)文管理的信息化建設(shè)等于一紙空談，而給力的OA辦公系統(tǒng)收發(fā)文管理能大大提高用戶的辦公效率。
站在用戶的角度，他們最需要的OA收發(fā)文管理模塊是能夠?qū)崿F(xiàn)收發(fā)文的登記、擬稿、審核、會(huì)簽、簽發(fā)、承辦、傳閱、蓋章等全方位的管理，并以此取代傳統(tǒng)的收發(fā)文管理方式，使用戶充分享受到了信息化帶來(lái)的便捷和利益。
利用OA，擬稿人能依據(jù)發(fā)文類型選擇適合的發(fā)文模板和審批流程，送交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核、復(fù)核、會(huì)簽、簽發(fā)等工作，然后由辦公室進(jìn)行發(fā)文登記、編號(hào)、套頭、蓋章，并進(jìn)行文件的發(fā)放（分發(fā)、下發(fā)、辦結(jié)）等工作，最后由公文管理員對(duì)辦結(jié)公文進(jìn)行歸檔，在整個(gè)發(fā)文過(guò)程中能實(shí)現(xiàn)督辦、催辦的功能。
公文到達(dá)后,收文登記人還可以利用OA選擇公文類別，登記公文，送交相關(guān)人員進(jìn)行擬辦，根據(jù)公文模板附帶的審批辦理流程，送交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批示，并送交相關(guān)部門承辦、傳閱等。收文登記人也可以自定義下一步相關(guān)處理人員，然后由審批人再選擇下一步處理人，適用于不確定辦理流程的收文。
除此之外，完善的OA辦公系統(tǒng)收發(fā)文管理還應(yīng)采用基于國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)計(jì)模式，以華天動(dòng)力OA為例。目前，華天動(dòng)力OA已成功應(yīng)用于多個(gè)黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位，河北省石津灌區(qū)就是其中之一。
河北省石津灌區(qū)是國(guó)家大II型灌區(qū)，位于河北省中南部，骨干工程控制面積4144平方公里，耕地面積435萬(wàn)畝，現(xiàn)有固定資產(chǎn)8.0億元。石津灌區(qū)引進(jìn)OA的主要目的，就是希望利用OA管理好公文收發(fā)的上行下達(dá)、分發(fā)，并通過(guò)外網(wǎng)能實(shí)時(shí)了解公文流轉(zhuǎn)的狀況。
基于這一需求，石津灌區(qū)選擇了有著完善的收文管理和發(fā)文管理功能的華天動(dòng)力OA辦公系統(tǒng)。華天動(dòng)力OA也沒(méi)有讓石津灌區(qū)失望，能支持外網(wǎng)登陸，也能支持紅頭文件和全文批注，能夠有效的實(shí)現(xiàn)單位日常辦公管理的電子化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
在實(shí)際應(yīng)用中，華天動(dòng)力OA的收文管理順利實(shí)現(xiàn)了來(lái)文登記、擬辦、批示、分發(fā)、監(jiān)控、傳閱、承辦、轉(zhuǎn)辦、歸檔等功能；其發(fā)文管理也實(shí)現(xiàn)了發(fā)文擬稿、審核、會(huì)簽、簽發(fā)、登記、打印、蓋章、分發(fā)、閱讀、監(jiān)控、歸檔等全過(guò)程管理。
如今，OA辦公系統(tǒng)中的收發(fā)文管理功能應(yīng)用也成為用戶判斷OA辦公系統(tǒng)優(yōu)劣的主要依據(jù)。能完全按照企事業(yè)單位標(biāo)準(zhǔn)，打造完善的收發(fā)文流程設(shè)計(jì)，并對(duì)整個(gè)收發(fā)文管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化操作，能大大節(jié)省工作時(shí)間，提高工作效率的OA辦公系統(tǒng)將更受到用戶更多青睞。
關(guān)鍵詞:
發(fā)文管理
辦公系統(tǒng)
