首頁 >
研究院 >
OA智庫 >
[網(wǎng)界]華天動力：真正了解OA系統(tǒng)才能愛上它
[網(wǎng)界]華天動力：真正了解OA系統(tǒng)才能愛上它
OA辦公系統(tǒng)很好用，因為它非常方便、快捷；OA辦公系統(tǒng)不好用，因為它太麻煩、抽象了。
這是北京金信集團公司內(nèi)部對于OA辦公系統(tǒng)兩種不同的看法，三個月前金信集團實施了華天動力OA辦公系統(tǒng)，對于集團CIO姜程來說，員工對OA系統(tǒng)有不同的看法是很正常的，當(dāng)前他的重要工作就是盡快讓他們了解、喜歡、用好這個系統(tǒng)。
姜程發(fā)現(xiàn)，通過OA系統(tǒng)實行網(wǎng)上審批三個月來，大部分人從最初的不習(xí)慣，到現(xiàn)在已經(jīng)離不開這個系統(tǒng)了。但還是有些年齡較大的人對系統(tǒng)的認(rèn)識有誤區(qū)，他們感覺網(wǎng)上審批很抽象，看不見、摸不著的，不像以前在紙張上審批那么穩(wěn)妥和直觀。
姜程很清楚造成這種誤區(qū)的原因是什么，所以，他經(jīng)常在集團例會上向大家介紹OA系統(tǒng)的知識。
周一早上九點整，金信集團的中高層經(jīng)理齊聚大會議室，召開每周一次的例會。今天姜程來得更早，他已經(jīng)準(zhǔn)備好了發(fā)言的內(nèi)容，并爭取到第二位發(fā)言順序。
姜程說：“OA系統(tǒng)已經(jīng)上線了三個月，目前看整體使用情況還是很順利的。絕大部分人都已經(jīng)熟悉了這個系統(tǒng)，使用上也沒有什么障礙了，目前公司的發(fā)文和審批已經(jīng)開始逐步轉(zhuǎn)移到網(wǎng)上，明顯提升了公司的工作效率，節(jié)省了大量的人力、物力和時間成本，也保證了公司管理制度的規(guī)范和落地。但是，也有的領(lǐng)導(dǎo)覺得使用這個系統(tǒng)比較麻煩和抽象，我想造成這種現(xiàn)象的主要原因還是對系統(tǒng)不夠熟悉。”
生產(chǎn)副總張毅扶了扶眼鏡，接著說道：“這個系統(tǒng)是不錯，但是用起來比較麻煩啊，我們這些年齡大的人不太習(xí)慣，不如用紙張審批簽字方便，看得清楚”。張毅今年50多歲，是公司的元老之一，以前沒怎么接觸過電腦，他的話又得到了其他幾個人的附和。
姜程早就準(zhǔn)備好了怎么回答他們：“其實在OA系統(tǒng)上審批文件，除了方便、快捷以外，還要比紙張的方式更直觀、更透明。因為在OA系統(tǒng)內(nèi)，申請人和審批人都可以實時、全程的看到一個步驟的審批，你像這個單據(jù)流轉(zhuǎn)到哪里了、審批人的審批意見和審批時間、審批結(jié)果等等，都能夠直接看到，這顯然是用紙張審批的方式不可能實現(xiàn)的。所以，網(wǎng)上審批不但不抽象，而是更形象。”
張毅：“在哪里能看到審批過程呢？我記得原來培訓(xùn)過，后來忘了。唉，現(xiàn)在的腦袋真是完蛋了。”他的話引起大家一陣善意的笑聲。
姜程也笑了：“申請人在‘我的申請’中查看，能夠看到自己發(fā)出去的申請的審批狀態(tài)和審批記錄，如果發(fā)現(xiàn)審批人一直沒有審批，還可以對他進行催辦。審批人在‘待我審批’和‘經(jīng)我審批’中查看，能夠看到在自己審批前和審批后的全部審批記錄。你想，如果用紙張審批，是不是就只能看到前面的審批，看不到后面的審批了呢？”
辦公室主任劉明接著說道：“確實，這個華天動力的OA系統(tǒng)設(shè)計很完善、也很嚴(yán)謹(jǐn)，有很多好的功能值得我們?nèi)ネ诰?。比如能夠看到審批單的全程審批記錄，尤其是能夠看到最終的審批結(jié)果，對審批人來說就非常有用，這在以前是做不到的?，F(xiàn)在主要還是因為我們剛剛開始用這個系統(tǒng)，才覺得有點抽象。”
張毅：“是啊，我們也得跟得上科技的發(fā)展啊，不過公司要多搞一些培訓(xùn)才行”。
姜程：“集中式的培訓(xùn)我們已經(jīng)做過兩次了，接下來會有兩種培訓(xùn)方式，一是每周三的下午四點，我們在3號會議室舉辦OA培訓(xùn)，凡是想了解或咨詢OA問題的，都可以來參加。二是對主要領(lǐng)導(dǎo)，我們會不定期的進行跟蹤培訓(xùn)，隨時解答疑問。”
張毅：“這種方式好，比較靈活，也不耽誤時間。” 姜程：“當(dāng)初我們在進行OA系統(tǒng)選型的時候，就非常注重系統(tǒng)的實用性和易用性，這樣的系統(tǒng)才能讓我們快速用起來，所以選擇了華天動力OA辦公系統(tǒng)。畢竟我們的系統(tǒng)才剛剛實施，所以現(xiàn)在有些問題都是很正常的，只要大家對系統(tǒng)熟悉了，就會越用越好。”
金信集團應(yīng)用OA系統(tǒng)的故事，在中國國內(nèi)企業(yè)非常具有典型性。很多企業(yè)辛辛苦苦實施了OA系統(tǒng)，卻因為種種原因，員工對系統(tǒng)不了解、不熟悉，結(jié)果不會用、不愛用，從而產(chǎn)生對系統(tǒng)的抵觸情緒，導(dǎo)致應(yīng)用效果不好。
因此，實施OA辦公系統(tǒng)的過程中，非常重要的一項工作就是趁熱打鐵，做好培訓(xùn)，盡快讓員工掌握系統(tǒng)的作用和操作方法。只有切實感受到系統(tǒng)的便利性，才會真正愛上這個系統(tǒng)，用好這個系統(tǒng)，發(fā)揮出最大的應(yīng)用價值，實現(xiàn)投入產(chǎn)出比最大化。
關(guān)鍵詞:
華天
愛上
動力
