在上一篇文章“OA工作流之圖形化流程設(shè)計和條件跳轉(zhuǎn)實例”,我們了解了OA工作流的流程設(shè)計特點,本文將繼續(xù)在華天動力OA系統(tǒng)的試用版本中進行實例演示,介紹一下表單和報表在工作流中的應(yīng)用。
一、什么是表單?什么是報表?
表單用來顯示查詢或輸入的數(shù)據(jù)??梢允羌堫惖奈募蛘呤怯嬎銠C查詢與輸入的畫面。
報表只包含事先定義需要匯總內(nèi)容的數(shù)據(jù)(不能任意決定查詢的內(nèi)容),只能用來閱讀或觀看的被動文件。通常報表數(shù)據(jù)包含了一段時間經(jīng)營或管理的統(tǒng)計信息,而這些信息的統(tǒng)計與查詢的方式,通常很少需要變動。你可以簡單理解為:表單用于數(shù)據(jù)錄入,報表用戶統(tǒng)計匯總。
一個優(yōu)秀的OA軟件,必須要同時具備表單和報表兩種功能,而且要分開設(shè)計,這樣才便于用戶使用。但大多數(shù)OA軟件確實是只有表單,而沒有報表,或者報表不完善,不能對審批后的表單實現(xiàn)復(fù)雜的統(tǒng)計匯總功能,使表單失去了存在的意義,也使OA軟件的價值大打折扣。
二、表單的設(shè)計和使用
和其他OA系統(tǒng)一樣,華天動力也提供了表單設(shè)計器,設(shè)計表單非常的直觀和簡單,下圖是一個設(shè)計好的報銷單:
這個報銷單看似簡單,其實里面還是有一些玄機的:
1、自動選擇審批流程:系統(tǒng)可以根據(jù)表單中的每個域的字段值控制表單的下一步流向,不同崗位、不同數(shù)額的申請具有不同流程和權(quán)限,系統(tǒng)會根據(jù)起草人的填寫自動選擇審批流程。如報銷金額大于等于3000元時,必須由總經(jīng)理審批,報銷金額小于3000元時,由部門經(jīng)理審批后直接跳轉(zhuǎn)到財務(wù)經(jīng)理。這樣做的好處是可以大大減少流程設(shè)置的工作量,特別適用于規(guī)模比較大的用戶。
2、詳細的權(quán)限控制:在這個表單上,誰可以看到哪些內(nèi)容,誰只能看不能寫(修改),誰既能看又能寫,能在哪個區(qū)域?qū)?,都可以一一的設(shè)置。比如部門經(jīng)理只能在自己的輸入框內(nèi)簽字,無法在總經(jīng)理的輸入框內(nèi)簽字,出納只能查看,無法修改表單。這樣做的好處是有效防止誤操作和越權(quán)審批。看看下面這個權(quán)限設(shè)置圖,華天動力OA將權(quán)限分為主表和明細表兩部分,可謂是非常細致了,贊一個:
3、支持明細表單:剛才說到明細表,這也是很多OA系統(tǒng)不支持的,明細表可以讓你在表單中添加多個明細條目,并且在報表中可以對明細表的內(nèi)容分別統(tǒng)計。如上面的報銷單中紅框的部分就是明細表。
4、數(shù)據(jù)整合:可以從第三方系統(tǒng)(如ERP系統(tǒng))引入數(shù)據(jù)到工作流表單中,通過工作流表單流轉(zhuǎn)后,再回寫到ERP系統(tǒng)中,實現(xiàn) ERP數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)。
三、報表的設(shè)計和使用
通過華天動力內(nèi)嵌的報表系統(tǒng)能夠生成各類統(tǒng)計報表,對已經(jīng)審批完畢的表單進行各種類型的統(tǒng)計匯總,如下圖:
也可針對特定部門、特定日期,顯示對應(yīng)報銷單的餅狀圖或柱形圖,如下圖:
作為最終的工作成果,報表工具為管理者提供了豐富、精確的統(tǒng)計數(shù)據(jù),幫助他們做出科學(xué)決策,所以報表的作用遠遠超過表單,缺乏報表功能的OA系統(tǒng)是非常不完善的。
四、如何評估表單和報表
表單和報表工具比較抽象、難懂,但意義重大,如果不深入的體驗,很難看清其優(yōu)劣,造成使用上的障礙??偨Y(jié)來說,優(yōu)秀的表單和報表功能要具有以下5個特點:
1、設(shè)計簡單、方便、直觀,表單比較美觀;
2、權(quán)限控制機制完善;
3、支持跨系統(tǒng)整合數(shù)據(jù);
4、可以對審核后的表單進行各種形式的統(tǒng)計匯總;
5、穩(wěn)定性好,不能總出現(xiàn)找不到數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。