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[中國軟件網(wǎng)]華天動力協(xié)同軟件六大實踐(2):帶球不如傳球
[中國軟件網(wǎng)]華天動力協(xié)同軟件六大實踐(2):帶球不如傳球
歐冠半決賽首回合,巴塞羅那出人意料的以1-3敗給國際米蘭,雖然沒有看到比賽的直播,但相信這一次梅西沒有發(fā)揮好,或許,是國際米蘭發(fā)揮得更好吧。
在之前巴塞羅那4-1橫掃阿森納的比賽中,梅西“梅開四度”,于是有媒體稱:梅西一個人打敗阿森納,這對梅西的隊友們來說是很不公平的。沒有另外10位隊友們的支持,你讓梅西一個人進4個球試試?
所以,說到底我們依靠的還是整個團隊的傳切球配合,而不是一個人的帶球狂奔,因為你跑得再快,也沒有球跑得快,一個人再厲害,也斗不過對方11個人。足球是最能夠體現(xiàn)團隊協(xié)作的比賽項目之一,這和企業(yè)間的競爭極為相似。
提升團隊協(xié)作效能——正是協(xié)同軟件在企業(yè)應用實踐中的另一項重要工作。
這里面有三個關鍵詞:
1、團隊,不是個人。因為企業(yè)是一個團隊,所以協(xié)同軟件更關注的是對團隊整體協(xié)作方式和方法的優(yōu)化。
2、協(xié)作,不是工作。協(xié)作是團隊行為,工作是個人行為,協(xié)同軟件將個人工作有效地納入到團隊協(xié)作中。
3、效能,不是效率。效率只關注工作速度,效能則關注工作速度、質量和結果,華天動力認為,協(xié)同軟件不只是讓企業(yè)在同樣的時間內做更多的事,而是做更多、更有價值的事,這一點非常重要。
關于效能和效率的關系,管理大師彼得•德魯克曾在《有效的主管》一書中簡明扼要地指出:“效率是‘以正確的方式做事’,而效能則是“做正確的事”。效率和效能不應偏廢,但這并不意味著效率和效能具有同樣的重要性。我們當然希望同時提高效率和效能,但在效率與效能無法兼得時,我們首先應著眼于效能,然后再設法提高效率。”
很多企業(yè)在強調提升工作效率,而忽略了工作效能,結果搞得人人疲憊,卻沒做出成績,于是人人都開始抱怨。
經(jīng)理抱怨:下面的人每天看起來都很忙,還總說人手不夠,可是為什么我分配下去的任務總不能及時完成呢,總得讓我親自去催、去抓,不然就要出錯呢?
員工抱怨:我每天都累得要死,可是總有一堆爛事處理不完,其實我的效率很高了,可是別人效率低啊,不能好好配合我。還有很多事都卡在經(jīng)理那邊,可經(jīng)理回過頭還罵我……
我曾經(jīng)遇到這樣一個案例:
早上,財務部經(jīng)理拿著一份文件找到行政秘書項雪,讓她務必在下班前發(fā)到全公司。
這樣的發(fā)文必須要經(jīng)過財務副總和總經(jīng)理的簽字,時間緊迫,項雪馬上拿著文件去找財務副總,財務副總正好在辦公室,簽完字,項雪去找總經(jīng)理,但總經(jīng)理不在,她只好等等。過了半個小時,總經(jīng)理還沒有過來,項雪有點急,已經(jīng)十點半鐘了,她決定打電話給老總,結果老總說他現(xiàn)在正在外地呢,讓項雪找常務副總代簽一下。項雪趕緊找到常務副總,還好他在公司,然后又找到辦公室主任蓋章,這時候已經(jīng)十一點了。
項雪將文件復印了17份,他們在外地有11個辦事處,本市有4個子公司,本部有7個部門和5個車間。外地的辦事處要發(fā)傳真過去,項雪仔細的發(fā)傳真,然后打電話確認是否收到,是否清晰,全部發(fā)完已經(jīng)是十二點多了。
她沒有休息,以最快的速度拿著文件到8個部門和5個車間去一一分發(fā),每分發(fā)一份都要讓接收人在文件上簽字確認。
下午兩點多鐘,還剩下4個子公司沒有發(fā),子公司都分布在市郊,而且相距較遠,好在公司的車下午沒事,項雪讓張師傅拉著她往子公司趕。接近5點鐘的時候,項雪終于送完了最后一份文件,她長出一口氣,這時候才想起來,中午還沒有吃飯呢。但她要先跟財務經(jīng)理匯報一下,結果財務經(jīng)理的一句話給她氣得半死:哦,這么晚才送到?。?br />
項雪有些委屈,她大學本科畢業(yè),很勤奮,也很上進,今天一整天的時間都在忙這件事,她的工作流程是對的,效率也是高的,也沒有出錯,可為什么上面和自己都覺得不滿意呢?
其實,這就是因為項雪在努力的“把事情做對”,卻沒有去“做對的事情”。
什么是對的事情?以項雪的素質、職位和薪水,她是不應該每天都做這些打印復印、跑腿打雜的工作的,她的價值并沒有得到應有的體現(xiàn)。她每天應該思考的是:如何協(xié)助總經(jīng)理監(jiān)督事務的執(zhí)行,如何讓員工的工作環(huán)境更整潔舒適,如何在員工和高層之間建立更好的溝通渠道,如何將公司的月刊做得更漂亮些,如何盡量減少員工上班遲到的現(xiàn)象……
那么這些零零碎碎的事情總要有人做吧,其實,協(xié)同軟件要比人做得速度更快、效果更好、成本更低。通過協(xié)同軟件,項雪可以發(fā)起一個發(fā)文工作流,無論領導人在什么地方,都可以通過網(wǎng)絡及時審批,即使無法審批,也可以自動通過代理人進行審批。審批后,可以將文件一次性發(fā)給公司全員,接受者在接收到文件時,能夠自動給項雪發(fā)一個已讀回執(zhí)。最后,發(fā)文文件可以直接保存到檔案中心。
同樣完成這樣一個工作,項雪以前要一整天的時間,現(xiàn)在則只需要十分鐘,在這件工作上,她的工作效能提升了幾十倍。
華天動力認為,協(xié)同軟件通過解決以下問題,可大大提升企業(yè)團隊的協(xié)作效能:
•工作流程復雜、繁瑣、不合理,大量中間環(huán)節(jié)和重復工作造成效能低下;
•溝通機制不健全、不暢通,溝通、監(jiān)督和指導不及時、不方便、不直接;
•手工方式耗費大量的人力、物力、財力、時間成本去處理低端工作;
•不能充分發(fā)揮人員價值,造成人力資源的浪費和管理效能的低下……
協(xié)同軟件將員工從低端、繁雜、重復工作中解放出來,能夠駕輕就熟,以簡馭繁,用最短的時間、最少的投入,最好地完成任務,有更多時間和精力用于核心業(yè)務的處理,使自己和企業(yè)得到更大、更快的成長。
關鍵詞:
華天
OA系統(tǒng)
六大實踐