中國企業(yè)的信息化建設(shè)，先后經(jīng)歷了以硬件、網(wǎng)絡(luò)、軟件為主的時(shí)期，正在進(jìn)入一個(gè)嶄新的階段，那就是多系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)整合。
對OA和HR這兩個(gè)常用的應(yīng)用系統(tǒng)來說，同樣存在著數(shù)據(jù)整合的大量需求。這是因?yàn)樵趯?shí)際辦公中，OA辦公系統(tǒng)內(nèi)的很多數(shù)據(jù)，如人員、薪資、考勤、假期等往往來自于HR系統(tǒng)，如果不能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)關(guān)聯(lián)，則需要手工填寫，或在OA系統(tǒng)中也建立一套同樣的數(shù)據(jù)源，這無疑是一件非常麻煩的事情。
所以，優(yōu)秀的OA辦公系統(tǒng)必須能夠自動(dòng)從HR系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)，在OA系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行審批后，再將數(shù)據(jù)回寫到HR系統(tǒng)，以保持?jǐn)?shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的交換和共享。這就是華天動(dòng)力所提出的工作流2.0的應(yīng)用：以數(shù)據(jù)整合為特征，極大的減少重復(fù)工作，提升工作效率和OA系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值。
上海利眾集團(tuán)在實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)和HR系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合上，已經(jīng)取得了良好的效果。他采用的華天動(dòng)力OA辦公系統(tǒng)，已經(jīng)全面實(shí)現(xiàn)了和HR系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合，實(shí)際上包括兩個(gè)方面：1、人員信息的數(shù)據(jù)整合；2、人事業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)整合。
1、人員信息的數(shù)據(jù)整合
為了維護(hù)方便，利眾集團(tuán)沒有在華天動(dòng)力OA辦公系統(tǒng)中單獨(dú)建立一套人員結(jié)構(gòu)，而是共用原有HR系統(tǒng)中的人員和部門信息。這就意味著，在OA系統(tǒng)中進(jìn)行任何流程審批，表單里面的人員、部門等基礎(chǔ)信息都直接調(diào)用自HR系統(tǒng)。
如下圖所示，在OA系統(tǒng)中打開“員工請假申請單”，表單內(nèi)“申請人信息”的內(nèi)容全部由OA系統(tǒng)自動(dòng)從HR系統(tǒng)提取，無須手工填寫。而“詳細(xì)信息”中的內(nèi)容，只要申請人填寫上工號，則OA系統(tǒng)就自動(dòng)從HR系統(tǒng)中提取后面的姓名、部門、職務(wù)、已請事假等信息，也無須再手工填寫。
2、人事業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)整合
在上面的表單中，我們可以看到員工的已請事假、已請病假、已請年假等數(shù)據(jù)也都直接取自HR系統(tǒng)，記錄了該員工自入職以來的請假天數(shù)。當(dāng)申請單審批完成后，請假天數(shù)又會(huì)自動(dòng)傳回HR系統(tǒng)，更新HR系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)。下次當(dāng)該員工再發(fā)起請假申請的時(shí)候，就會(huì)自動(dòng)累加他的上一次請假天數(shù)。
同樣，利眾集團(tuán)的入職、調(diào)職、離職、調(diào)薪、加班等流程審批也都是在華天動(dòng)力OA辦公系統(tǒng)中進(jìn)行，審批前的數(shù)據(jù)直接調(diào)用自HR系統(tǒng)，審批后的數(shù)據(jù)再傳回HR系統(tǒng)。兩個(gè)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)融會(huì)貫通，完全同步，很好的起到了消除信息孤島，減少重復(fù)工作的作用。
如下圖所示的“調(diào)職調(diào)薪單”（部分截圖），表單中的薪資數(shù)據(jù)就是由OA系統(tǒng)直接從HR系統(tǒng)中提取過來的。職等、職務(wù)、薪資等內(nèi)容調(diào)整通過審批后，HR系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)也會(huì)同步更新。
如此頻繁的數(shù)據(jù)整合會(huì)不會(huì)影響系統(tǒng)的運(yùn)行速度，增加用戶等待的時(shí)間呢？不用擔(dān)心，經(jīng)過華天動(dòng)力的優(yōu)化設(shè)計(jì)，數(shù)據(jù)整合達(dá)到了即時(shí)性的效果，不超過1秒鐘的響應(yīng)時(shí)間。從這個(gè)案例可以看出，多系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)整合需要設(shè)置簡便、運(yùn)行可靠、響應(yīng)快速，只有這樣，才能讓用戶充分享受多系統(tǒng)整合的價(jià)值和樂趣。
OA系統(tǒng)在數(shù)據(jù)整合的工作中大有可為，我們期待著OA廠商們在這方面的設(shè)計(jì)能夠越來越好！
